同じ数字を、何度も入力する
受注表から請求表へ転記し、月末に金額を合わせ直している。入力元と受け渡す項目から見直します。
業務整理から、設計・開発・導入まで
エクセル業務の
システム化
転記と確認に追われる毎日を、
業務がつながる仕組みへ。
見積・請求・台帳の二重入力や、担当者に集中する集計作業を見直します。今のExcelや会計ソフトを活かす方法も比較し、一つの業務から使える仕組みへ。
仕様が決まっていなくても、困っている作業の概要からご相談いただけます。
担当者の受注表
部署ごとの請求表
月末の集計表
転記・照合する業務から見直す
業務システム同じ記録を、みんなで確認
01営業が入力
02責任者が確認
03経理が集計
残したいExcel・会計ソフトとも連携試算用の表や、使い慣れた帳票は必要に応じて活用。
図はイメージです。実際の構成・連携方法は業務と製品の仕様に応じて決めます。
エクセル業務のシステム化とは
入力する人も、確認する人も。
同じ情報で仕事を進める。
Excelで行っている入力・転記・承認・集計の流れを整理し、必要な部分を共通の仕組みに移すことです。試算や分析に使うExcelを残し、部署をまたぐデータ管理から変える方法もあります。
訂正が、別の部署に届かない
営業の表は直っていても、経理の表は古いまま。誰が更新し、誰が確認するかを整理します。
担当者がいないと、直せない
関数やマクロ、集計手順が一人に集中。処理の中身と例外を調べ、引き継げる仕組みを考えます。
見積・請求・顧客台帳・在庫・日報などを扱う、管理部門・現場事務・業務責任者の方へ。共有設定や入力ルールの改善で解決できる範囲も、先に確認します。
システム化の方法を比較
今のExcelを活かすか。
つなぐか、仕組みを変えるか。
選ぶ基準は、今の仕事で何が止まっているか。既製サービスで対応する部分と、個別に設計する部分を分けて検討します。
| 方法 | 合いやすい状況 | 選ぶ前に確かめること |
|---|---|---|
| Excelの運用・マクロを改善 | 少人数で完結し、集計や整形などの手順を整理すれば対応できる。 | 入力ルール、共有設定、マクロの保守担当。複数部署での承認や履歴が必要かも確認。 |
| 既製サービス・ノーコードを使う | 顧客管理や申請などの業務を、製品の標準機能に合わせられる。 | 利用料、権限、データの出し入れ。独自の計算・例外処理に対応できるかを検証。 |
| 今のシステムと連携する | 会計や販売管理は使い続け、Excelへの転記・取り込みを減らしたい。 | CSVやAPIの対応、項目の対応づけ、訂正・再取り込み・エラー時の処理。 |
| 業務に合わせて個別開発する | 複数部署の役割や独自の承認・計算を、共通のデータでつなぎたい。 | 設計・開発の範囲、移行と検証、運用後の保守。既存サービスを使う部分も切り分ける。 |
SHINJIDAIは、課題整理・提案から設計・開発・導入まで支援します。製品・プランへの対応可否や支援範囲は、現行環境を確認してご案内します。
Excel業務の改善を相談する導入後の業務イメージ
「どの表が最新？」から、
「次に誰が確認する？」へ。
たとえば、見積を変更したとき。金額だけを書き換えるのではなく、承認と請求への反映まで追えるようにします。以下は、その設計例です。
受注・請求業務を変える例
- 01
入力
営業が、案件にひもづけて受注を登録。別の表への書き写しを減らす。
- 02
確認・承認
責任者が同じ記録で内容を確認。訂正したら、必要な承認へ戻す。
- 03
集計・出力
経理が確定した情報から請求データを出力。再出力や取り込みの重複も確認する。
閲覧・編集権限変更履歴検索・集計CSV取込・出力スマホ入力
担当者ごとの表から、共通の一覧へ
何が確認待ちか、ひと目で。
| 案件 | 現在の状況 | 次の担当 |
|---|---|---|
| 案件A | 金額の再確認 | 営業責任者 |
| 案件B | 承認済み | 経理 |
| 案件C | 請求データ出力済み | 経理 |
案件A：訂正の履歴を引き継ぐ
営業が見積を訂正 承認をやり直す 経理が確定データを確認
実際の顧客画面ではありません。表示項目・権限・承認手順は、対象業務に合わせて設計します。
試算用のExcelや、取引先指定の帳票は残す方法も。
システム側の正式なデータと、Excelで加工する範囲を分けます。どちらを更新すべきか、訂正をどこへ戻すかまで決めます。
費用・開発期間の考え方
Excelの枚数より、
業務のつながりで見積もる。
同じ1枚の管理表でも、利用者・承認・連携によって必要な作業は変わります。初期費用と、利用料・保守などの継続費用を分けて比較します。
01業務調査・設計
02実装・設定
03移行・検証
04運用・保守
- 業務と画面
- 見積・請求・台帳などの対象業務、入力項目、集計・帳票の種類。
- 権限と例外
- 部署・拠点ごとの閲覧範囲、承認経路、締め後の訂正と差し戻し。
- データと連携
- 既存データの重複・表記揺れ、移す履歴、会計などとの受け渡し。
- 移行と運用
- 並行運用、照合・切替、操作説明、バックアップと保守の範囲。
期間は、最初に使う範囲と切替条件から決めます。
画面を作る期間に加え、業務の調査、データ整理、利用者による確認、移行・切替の時間が必要です。一つの業務で試す範囲を決め、確認する担当者と業務の締め日を踏まえて計画します。具体的な期間は、対象と現行環境を確認してご案内します。
現在の転記・照合にかかる時間、差し戻しや再入力の回数を確認し、導入後に何と比べるかも決めます。削減効果は、実際の運用で確かめます。
SHINJIDAIの進め方
一つの業務で確かめて、
現場で使う範囲を広げる。
最初の相談では、困っている作業と残したい仕組みを伺います。詳細な調査・設計・開発に進む際は、作業範囲と費用を合意してから着手します。
- 01
業務と困りごとを整理
誰が入力し、どこへ転記・確認するかを伺います。残すExcelと、最初に見直す範囲を整理します。
- 02
方法と見積範囲を合意
既存改善・サービス利用・連携・開発を比較。画面、権限、移行、完成を判断する条件を決めます。
- 03
画面と業務で検証
合意した範囲を実装。現場の担当者と、入力・訂正・承認・集計の流れを試して調整します。
- 04
照合して本番へ切替
移行データと出力を照合し、切替を判断。操作説明を行い、保守・改善は合意した範囲で進めます。
移行で見落としたくないこと
新旧の二重管理を、
続けっぱなしにしない。
- 移すデータを照合する
件数・金額・残高に加え、重複や未処理、履歴の扱いを確認。
- 並行運用中の入力先を決める
正式な記録を一つに定め、訂正を新旧のどこへ反映するかを明確に。
- 切替と戻し方を決める
承認・締め・出力を試し、切替を判断する担当と戻す条件を合意。
業務システムの開発実績
仕事の流れに合わせて、
管理する情報をつなぐ。
車両管理や、契約・支払い・請求を扱うWebアプリの公開実績です。Excelからの移行実績や削減効果を示すものではありません。対象業務と当社の担当範囲をご確認いただけます。
よくあるご質問
検討を進める前に。
エクセル業務のシステム化とは何ですか？
Excelで行っている入力・転記・承認・集計の流れを整理し、必要な部分を共通の仕組みに移すことです。Excelの改善、既製サービスの利用、既存システムとの連携、個別開発から、業務に合う方法を検討します。
Excelを全部やめる必要がありますか？
全部をやめる前提ではありません。個人の試算や分析、取引先指定の帳票はExcelに残し、複数部署で更新するデータや承認履歴をシステム側で扱う方法もあります。正式なデータの置き場と訂正の反映先を決めます。
システム化の費用は、何で決まりますか？
対象業務、画面・帳票、権限・承認、データ整理、既存システムとの連携、移行・検証の範囲で変わります。初期費用だけでなく、利用料・保守などの継続費用も分けて確認します。詳細な調査・設計・開発の範囲と費用は着手前に合意します。
導入まで、どのくらいの期間が必要ですか？
対象業務の範囲、既存データの状態、連携先、利用者による確認に使える時間によって変わります。最初に使う機能と、移行・切替の条件を決めて計画します。具体的な期間は現行環境を確認してご案内します。
VBAやマクロ、今の会計ソフトも使い続けられますか？
残す方法を含めて検討します。マクロの処理内容と保守状況、会計ソフトのCSV・APIなどの連携仕様を確認し、必要な部分だけをつなぐか移すか判断します。対応可否は製品・契約・現行構成によって変わります。
IT担当者がおらず、仕様書もありません。相談できますか？
はい。誰がどの表を使い、どこで転記や確認に時間がかかっているか、概要からお聞かせください。業務を理解する担当者と進め方を整理します。詳細調査に進む場合は、その範囲・費用とお客様に確認いただくことを合意します。
相談時にExcelファイルを送る必要がありますか？
初回は困っている作業の概要だけで大丈夫です。Excelファイルや機密情報の送付は必須ではありません。実際のデータを確認する場合は、NDAや情報の受け渡し方法を決めてから進めます。フォームにはID・パスワードや顧客・従業員の個人情報を記載しないでください。
Excel業務のシステム化のご相談
困っているExcel業務から、 一緒に整理しましょう。
何を作るかが決まっていなくても、今の作業から整理できます。最初に見直す範囲と、検討する方法を一緒に考えます。
- どの作業で、転記や確認に時間がかかるか
- 誰が使い、どの部署へ情報を渡すか
- 残したいExcel・既存システムがあるか
分かる範囲の概要だけで大丈夫です。Excelファイルや機密情報の送付は、初回相談の必須条件ではありません。
Excel業務の改善を相談する
お問い合わせ内容に、Excel業務の相談文が入ります。
ご自身の状況に合わせて編集できます。