初回で必要なのは完成仕様ではなく、止める痛みの共有
業務システムの相談で時間が延びやすいのは、「作りたい機能」だけが先に出て、今のやり方・関わる人・やらないことが空欄のときです。完璧な要件定義書は初回には不要です。
本記事は、問い合わせ前に揃える情報を5ブロックに絞ります。主CTAは問い合わせです。
止まりやすい
進みやすい
相談前に揃える5ブロック
メモや社内チャットで次の5つを埋めてから問い合わせると、初回の往復が短くなります。空欄があっても、「わからない」と書いておけば十分です。
- 01
止める痛み
漏れ・転記・属人化・期限など、いま困っていること
- 02
今のやり方
Excel・紙・チャット・既存ソフトのどれで回しているか
- 03
関わる人
現場・事務所・承認者。人数感と拠点の有無
- 04
やらないこと
今回は対象外にしたい帳票・連携・拠点
- 05
制約
期限・既存ベンダー・セキュリティ・補助金の有無
- 止める痛みを業務の言葉で1文書けるか
- 今の正の記録（どれを信じているか）が言えるか
- 毎日触る人と承認する人が区別できるか
- やらないことが1つ以上あるか（後で増やせる）
- 機密で出せないものと、概要で出せるものが分かれているか
初回に不要なもの／あると助かるもの
画面デザイン一式や詳細見積比較表は初回必須ではありません。あると助かるのは、今使っている帳票の見本、散らばっている保存場所の例、過去に止まっている理由のメモです。
なくてもよい
- 完成仕様書
- 全画面のモック
- 確定予算の断定
あると助かる
- 帳票・画面の見本
- 今の保存場所の例
- 止めたい痛みの1文
テーマ別：足しておくと早い一言
物流・建設・Excel限界など、テーマが分かっているときは、次の一言があると業界の入口にすぐつなげられます。
物流
車両・期限・安全など、漏れると痛い業務名
建設
日報・写真・承認のどれが一番分散しているか
Excel・紙
正の管理表がどれか。転記が何回あるか
5ブロックをメモしたら、問い合わせへ
5ブロックがメモできたら、問い合わせフォームに概要を貼るだけで初回の密度が上がります。詳細の機密は後でも構いません。進め方のページとあわせてご利用ください。
業務の課題整理から、設計・開発・導入まで
相談前の情報整理ができたら、
SHINJIDAIにご相談ください。
- 止める痛みと今のやり方を短く伝えたい
- やらないことと制約を先に共有したい
- 初回で範囲と次の成果物を決めたい
課題の整理から伴走5ブロックのメモを起点に、止める痛みと関わる人を確認します。第1段階とやらないことを整理して提案。合意した範囲で調査・設計に進み、初回の成果物を明確にします。
初回は、困っている業務と現在の状況の概要で構いません。調査・設計・開発の範囲と費用は、着手前に合意します。
ID・パスワードや顧客データは、フォームに記載しないでください。
開発の進め方・役割分担を見るよくある質問
仕様書や画面案がなくても相談できますか？
できます。むしろ最初から画面カタログだけあると、止める痛みが後回しになりがちです。本リストの5ブロックが口頭で言える状態なら十分です。
金額を先に知りたい場合はどうしますか？
具体額は範囲の前提が固まるまで断定しにくいです。先に第1段階とやらないことを共有し、その範囲の見積として聞く進め方が比較しやすいです。
RFP最小セットの記事との違いは？
RFP記事は発注文書に落とす項目セットです。本記事は、問い合わせ・初回打合せの前に頭とメモで揃える短い準備リストです。
機密情報が多くて出せない場合は？
初回は業務の概要と痛みの種類だけで構いません。詳細データや個人情報はNDA後に渡す前提で、境界だけ先に伝えてください。