勤怠・シフト・休暇申請の管理先が分かれている
シフトはExcel、勤怠は別ツール、休暇申請は紙——この状態だと、承認のたびに転記が発生し、月末の集計でミスが出やすくなります。
別管理
シフトと実績がズレる
申請の転記作業
承認漏れ
一体設計
シフト→実績→申請が連動
承認が1か所
集計が自動
残業・休暇・直行直帰・打刻修正の扱いを決める
例外は「種類」と「承認者」で整理します。次の4パターンが大半を占めるので、ここから設計を始めると現場に近づきます。
残業・早出シフト外の勤務
休暇・欠勤有給・特別休暇
直行・直帰打刻なしの勤務
打刻修正忘れ・誤打刻の訂正
- 各パターンの申請者・承認者・期限を決める
- シフトと矛盾する申請の扱い（上書きか警告か）を決める
- 却下・差し戻しのフローを決める
承認された申請を、勤怠の集計へ反映する
申請が承認されたら、勤怠実績に自動反映される設計が理想です。手動での転記が残ると、結局Excelに戻りやすくなります。
- 01
申請
現場がスマホ・PCから提出
- 02
承認
管理者が確認・確定
- 03
実績反映
勤怠データに自動で反映
- 04
集計
月末の締め処理が自動
業務の課題整理から、設計・開発・導入まで
勤怠の締めに残る転記・修正を、
SHINJIDAIにご相談ください。
- シフトと休暇申請を別表で照合している
- 例外勤務の訂正が月末に集中する
- 既存勤怠・給与との役割を整理したい
課題の整理から伴走勤務ルールと申請・承認・訂正・集計の流れを確認します。既存の勤怠・給与ソフトを残す範囲と、別表を減らす連携を提案。合意した仕組みを実装し、例外勤務と締め後の訂正を業務担当者と確かめます。
勤怠業務の連携を相談する
初回は、困っている業務と現在の状況の概要で構いません。調査・設計・開発の範囲と費用は、着手前に合意します。
ID・パスワードや顧客データは、フォームに記載しないでください。
業務システム化の支援を見るよくある質問
勤怠・シフト・申請は別システムでもよいですか？
小規模なら可能です。ただ、シフトと実績・申請が連動しないと、承認漏れや集計ミスが起きやすくなります。一体設計か、最低限データ同期の設計が望ましいです。
例外はどこまでシステム化すべきですか？
月に数回以上発生する例外（残業・休暇・直行直帰・打刻修正）はシステム化の対象にします。年に数回の特殊ケースは、管理者の手修正で足す設計でもよいです。
承認フローは複雑にすべきですか？
いいえ。現場の管理者→部門長の2段階程度が定着しやすいです。多段承認は漏れと遅延のもとになりやすいので、本当に必要な場合だけ入れます。