システムはあるのに、二重入力が減らない。既存ソフトを活かす業務改善の進め方

受注は販売管理ソフト、作業完了は現場のExcel、請求は会計ソフト。月末になると、管理担当が3つを見比べ、営業や現場へ確認する。新しい製品を入れれば解消するのか、それとも今の仕組みをつなげばよいのか。

判断の起点は、ソフトの数ではなく「どこで、何を確かめるために仕事が止まるか」です。既存設定の見直し、連携、パッケージ導入、個別開発を、同じ業務の流れで比較します。本稿は、すでに動いている仕組みを活かしながら改善したい企業のための検討方法です。

製品を選ぶ前に、残す仕事と変える仕事を分ける

例えば、会計ソフトの請求・入金管理は運用できているが、作業完了の連絡だけが遅れるなら、まず調べるのは現場から経理への引き継ぎです。会計を入れ替えても、完了を誰が確定するかが曖昧なままでは、確認は残ります。

一元管理は、すべてのソフトを一つに替えることだけではありません。正式な記録を持つ場所を決め、同じ案件の受注・作業・請求を対応づければ、複数の仕組みを残す構成も候補になります。見る画面には、更新日時と未確認の項目も示します。

IPAの要件定義の解説でも、業務上の目的から必要な要求を整理し、機能面と運用・性能等の面を具体化して、関係者で合意する流れが示されています。本稿の選択肢と判断図は、その考え方を踏まえた独自の整理です。出典：IPA「要件定義とは？」

4つの選択肢を、同じ確認項目で比べる

4つは、価格や優劣の順ではありません。同じ会社でも、会計は継続、現場の入力はパッケージ、固有の確認だけ追加開発という組み合わせが考えられます。

例えば独自帳票があるだけで、個別開発が必要とは限りません。候補製品の設定や出力で足りる可能性があります。一方、必須の承認や履歴が一つ欠けるだけでも、運用が成立しない場合があります。不足の数より、その不足を業務で補えるかを確認します。

1件の受注を、完了・訂正・請求まで通してみる

説明用に、設備の点検・修理を請け負う架空の会社を考えます。案件R-024は作業完了ですが、追加作業の金額確認が終わっていません。製品の「請求機能あり」だけでは、この案件をどう扱うか判断できません。

比較時は、この順で同じ架空データを各候補に入れます。現場のスマホから報告できるか、営業の確認待ちが経理に見えるか、誰が確定できるか、経営者が滞留の全体を見られるかを確かめます。

「8件の一覧を作れる」で終わらず、3件がなぜ止まり、誰が次に動くかまで確認します。元の記録へ戻れず担当者に聞き直すなら、可視化しても照合の負担は残ります。

パッケージ・標準追加・個別設計の境界を決める

パッケージを候補にする場合は、標準機能、設定で変えられる範囲、追加開発の範囲を区別します。「カスタマイズ対応」という言葉だけでは、製品の設定なのか、別の仕組みを作るのかが分かりません。

R-024で標準の「請求保留」と承認が使えるなら、その設定を先に試します。保留理由を会計へ渡せないだけなら連携が候補です。複数契約にまたがる固有の確定手順が不可欠で、標準では表現できないなら、その部分の個別設計を比較します。

必須業務を後から追加する前提で、無理に小さく始めないことも大切です。部分導入でも、対象の業務が完了まで回り、残る手作業を誰が担うかが分かっている必要があります。

連携できても、業務が止まる3つの場面

APIはシステム同士が情報を受け渡す窓口です。APIがなくてもCSV等のファイル連携を検討できますが、必要な項目・利用条件・更新頻度の確認が先です。画面操作の自動化を使う場合も、画面変更で止まる可能性と復旧の担当を含めて比べます。

経営者は、残る負担と使い続ける条件まで比べる

投資の優先順位は、転記の時間だけでなく、請求や経営判断が止まる影響から考えます。現状の確認回数、締めに間に合わない理由、訂正件数を実測し、どの仕事を減らす計画なのかを明確にします。削減できる時間をそのまま売上や人件費削減と同一視しません。

比較期間と利用人数・件数をそろえ、初期費用だけで選ばないようにします。保守終了が近い、復旧できる人がいないなど、継続自体に課題がある場合は、短期の作業時間削減とは別に判断します。

社内の決裁では「採用案」「残す機能」「解消する負担」「残る負担」「未確認事項」「次の判断条件」を並べます。どの会社へ依頼するかは、ベンダー比較の確認項目、自社と外注の役割は内製と外注の分け方で整理できます。

移行中の役割と、切替の判断を先に決める

移行を「古いデータをコピーする作業」だけで見積もると、重複の判断や切替後の照合が抜けます。どの案件を移すか、途中の案件をどう引き継ぐか、過去の資料をどこから参照するかを決めます。

並行運用する場合も、同じ記録を自由に両方で直す状態は避けます。情報ごとの正式な入力先と差分を反映する担当を決め、二重入力を終える条件を置きます。

切替を戻す条件も事前に確認します。新システムで受け付けた記録を旧側へどう戻すか、戻せない処理があるか、誰が判断するかまで含めます。「問題があれば戻す」の一文では、業務の復旧手順にはなりません。

車両の異動で記録が分かれる場合は、複数営業所の車両台帳を一元化する設計の具体例も参考になります。

今の仕組みから、最初に変える範囲を相談する

相談の入口は、「会計は残したいが、現場のExcelとの照合に時間がかかる」「標準製品で足りるか判断できない」といった具体的な場面です。最初から個別開発の仕様を決める必要はありません。

社内で残す仕組み・変える範囲・担当者の役割をそろえるときは、業務改善の社内検討ガイドもお使いください。

業務の課題整理から、設計・開発・導入まで

既存ソフトを活かした業務改善を、
SHINJIDAIにご相談ください。

• ?会計ソフトは残したいが転記を減らしたい
• ?設定・連携・追加開発のどれが必要か分からない
• ?訂正や取り込み失敗も含めて運用を整えたい

課題の整理から伴走

使っているソフトと残したい機能、転記・訂正・確認の流れを調べます。設定変更・連携・既製サービス・個別開発を比較して改善範囲を提案。合意した実装を行い、通常業務と連携失敗時の動きを確かめます。

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初回は、困っている業務と現在の状況の概要で構いません。調査・設計・開発の範囲と費用は、着手前に合意します。

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