業務システムの改善を、社内でどう進める？

1. まず、困る仕事を一つ選ぶ

「Excelをなくしたい」だけでは、変える範囲が広がりがちです。たとえば請求の照合なら、どの数字が合わず、誰の確認を待ち、何の締めに影響するかを具体的にします。

ここで挙げるのは検討用の例です。原因は実際の業務とデータで確かめます。

2. 入力から確認まで、流れをそろえる

次は、一つの仕事が終わるまでの情報を追います。通常の処理に加え、入力漏れ、訂正、取消し、通信できない場合も確認してください。

• 同じ案件や伝票を照合するための番号を決める。
• 「未登録」「未送信」「未確認」「確認済み」を分ける。未確認の金額を0に置き換えない。
• 訂正した人・理由・確認する人をそろえ、締め後の変更をどう扱うか決める。

3. 残す・つなぐ・入れ替えるを比べる

いまの仕組みでできることを確かめてから、足りない部分を選びます。新しいシステムを入れても、部門ごとの確認方法が違えば照合は残ります。

優劣を一律に決める表ではありません。同じ業務、対象件数、例外、移行条件で比較します。

4. 相談から、業務で使える仕組みまで

SHINJIDAIは課題の相談を受け、解決策の提案から設計・開発・導入まで伴走します。たとえば転記が多い仕事なら、残すソフトと入力の流れを確認し、設定で解決できる部分と連携・開発が必要な部分を分けて提案します。

• 試す業務、例外、完成を確かめる人と方法を、実装前に合意する。
• 想定どおり動くかだけでなく、訂正や連携失敗から戻れるかも確かめる。
• 契約する支援範囲は個別に決める。常駐、無制限対応、成果保証を前提にしない。

• 開発の進め方を確認する →
• 業務システムの支援範囲を確認する →

5. 見積の前提を、同じ条件でそろえる

金額だけを比べる前に、どこまで含むかをそろえます。「帳票を作る」にも、印刷の種類、訂正、承認、移行する過去データによって必要な作業が変わります。

料金や納期は、この前提を確認したうえで個別に検討します。

6. 小さく始める範囲と、社内の役割を決める

いきなり全社を切り替えず、一つの業務や拠点で試す方法もあります。段階導入を選ぶ場合は、試験中の新旧データを誰が照合し、どの条件で次へ進むかを決めておきましょう。

7. 切替え中の仕事と、導入後の変更を忘れない

新しい画面が完成しても、月末の処理を止められないことがあります。切替え中に使う仕組みと、担当者が困ったときの連絡先まで話しておくと、導入の判断がしやすくなります。

• 移行対象、元データの修正、件数・残高・履歴の照合方法を決める。
• 試験中と切替え中の正本を決め、二重入力や取り込みの重複を防ぐ。
• 利用者・権限・退職時の扱い、バックアップと復元の役割を確認する。
• 切戻す条件と責任者を決め、移行後の入力をどこへ戻すかも確認する。
• 完成時の確認、障害の連絡、機能追加の相談、保守の範囲を合意する。

• 委託先としてのセキュリティ方針を確認する →

8. 任せる範囲に合う根拠を確かめる

実績を見るときは、業種が近いかに加え、何を担当したかを確かめます。設計支援と実装、アプリ開発と導入後の運用は、それぞれ範囲が違います。公開実績の記載と、今回相談したい仕事を対応させてください。

• 今回と似た業務・連携・利用端末があるか。
• 当社が担当した範囲と、顧客側が担当した範囲は何か。
• 効果を示す数値がある場合、測定期間・比較条件・対象は分かるか。分からない効果を前提にしない。

このガイドでは、未確認の改善率や顧客の評価を実績として掲載していません。

• 公開実績と担当範囲を確認する →

9. 最初の相談では、次に決めたいことを伝える

要件がまだ決まっていなくても、困っている仕事と今の仕組みから整理できます。「まず請求の照合だけ」「既存の会計ソフトは残したい」といった条件や、まだ決められないことも伝えてください。

初回相談に、顧客情報・認証情報・機密データの提出は必要ありません。具体的なデータを扱う際は、目的・取扱範囲・権限を確認してから進めます。

よくある質問

• 要件が決まっていない段階でも相談できますか？+
• 既存の会計ソフトやExcelを残せますか？+
• ガイドを読んでからでないと相談できませんか？+